Wilt u de schoonmaak van uw kinderopvang uitbesteden? Dan wilt u weten wat er na sluiting wordt schoongemaakt, wie daarvoor verantwoordelijk is en wat uw eigen medewerkers overdag blijven doen. Een bruikbare offerte maakt die verdeling duidelijk voordat de samenwerking begint.
Bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf spelen ook toegang, vervanging en communicatie een rol. Hieronder leest u welke afspraken helpen om de schoonmaak van uw kinderdagverblijf praktisch te organiseren.
Wanneer past uitbesteden bij uw kinderopvang?
Uitbesteden kan passend zijn als de schoonmaak structureel extra tijd vraagt van uw team, werkzaamheden blijven liggen of u behoefte heeft aan vaste schoonmaakmomenten. Breng eerst in kaart waar de huidige knelpunten zitten. Gaat het om de vloeren na sluiting, om sanitair of juist om grotere werkzaamheden die steeds worden doorgeschoven?
Daarmee wordt ook duidelijk welke ondersteuning u zoekt. U kunt een afgebakend deel van de schoonmaak uitbesteden of een uitgebreider programma afspreken. Bekijk welke ruimtes en werkzaamheden kunnen worden meegenomen in onze schoonmaak voor kinderdagverblijven.
Leg vast welke taken bij wie liggen
Een afspraak als “de groepsruimte schoonmaken” laat veel ruimte voor interpretatie. Gaat het alleen om de vloer en tafels, of ook om stoelpoten, kastfronten en glazen tussendeuren? Laat per ruimte beschrijven welke onderdelen worden meegenomen en hoe vaak.
Bespreek daarnaast welke werkzaamheden tijdens de opvangdag nodig blijven. Denk aan opruimen na eetmomenten, direct schoonmaken bij morsen en tussentijdse verzorging van verschoonplekken volgens de werkwijze van uw locatie. Een schoonmaakbeurt na sluiting neemt deze taken overdag niet over.
Maak afzonderlijke afspraken over speelgoed, beddengoed, eetmaterialen en de binnenkant van kasten. Die onderdelen zijn niet vanzelfsprekend inbegrepen. Ons artikel over een schoonmaakplan voor de kinderopvang helpt om de taakverdeling verder uit te werken.
Kies schoonmaakmomenten die in de praktijk passen
Controleer wanneer de ruimtes daadwerkelijk beschikbaar zijn. De officiële sluitingstijd kan verschillen van het moment waarop het laatste kind en de laatste medewerker vertrekken. Bespreek ook hoe de ruimte moet worden achtergelaten, bijvoorbeeld of tafels vrij zijn en losse spullen zijn opgeruimd.
Leg voor de toegang vast:
- wie sleutels of toegangsmiddelen ontvangt;
- hoe het alarm wordt bediend en het pand wordt afgesloten;
- welke ruimtes toegankelijk zijn;
- wie bereikbaar is als de schoonmaker niet naar binnen kan;
- wat er gebeurt bij afwijkende openingstijden of sluitingsdagen.
Bepaal vervolgens per taak hoe vaak schoonmaak nodig is en wie deze uitvoert. Het aantal bezoeken van een schoonmaakbedrijf en de totale schoonmaak op uw locatie zijn twee verschillende dingen. Lees meer over het bepalen van een passende schoonmaakfrequentie.
Bespreek materialen en vervanging vooraf
Wie zorgt voor de stofzuiger, doeken, dweilmaterialen en schoonmaakmiddelen? En wie vult deze aan? Leg dit in de offerte vast, samen met de beschikbare opbergruimte en de instructies voor de materialen en oppervlakken op uw locatie.
Vraag ook hoe afwezigheid wordt opgevangen. Wie informeert u bij ziekte of vakantie, wat is er afgesproken over vervanging en hoe krijgt een vervanger toegang tot de werkinstructies? Zo weet u vooraf wat u van de dienstverlening kunt verwachten.
Vergelijk offertes op dezelfde opdracht
Geef iedere aanbieder dezelfde informatie: het aantal ruimtes, de oppervlakte, de gewenste werkzaamheden en de beschikbare schoonmaaktijden. Vraag om een overzicht waarin terugkerende taken en periodieke werkzaamheden afzonderlijk staan.
Voorbeeld: u vraagt een voorstel voor twee groepsruimtes, slaapruimtes, een keuken en sanitair. In de ene offerte zijn glazen tussendeuren en het volledig afnemen van stoelen opgenomen. In de andere worden deze apart berekend. De totaalprijzen zijn pas goed te vergelijken wanneer die verschillen duidelijk zijn.
Controleer bij iedere offerte:
- welke taken tijdens ieder bezoek worden uitgevoerd;
- hoeveel schoonmaakmomenten zijn opgenomen;
- of materialen en middelen binnen de prijs vallen;
- wat aanvullende werkzaamheden kosten;
- hoe sluitingsdagen en wijzigingen worden verwerkt;
- welke afspraken gelden over looptijd en opzegging.
Vraag bij onduidelijkheid om een aangepast voorstel voordat u akkoord geeft. Meer uitleg over de prijsopbouw vindt u in wat kost zakelijke schoonmaak?
Spreek af hoe u de schoonmaak beoordeelt
Wijs aan beide kanten een aanspreekpunt aan. Spreek af hoe u een overgeslagen taak meldt, wanneer u een reactie kunt verwachten en hoe herstel wordt ingepland. Gebruik de afgesproken takenlijst als basis voor de beoordeling.
Plan bijvoorbeeld na de eerste twee tot vier weken een evaluatie. Is de toegang goed geregeld? Worden de afgesproken onderdelen uitgevoerd? Zijn er ruimtes of werkzaamheden over het hoofd gezien? Als extra taken nodig blijken, leg dan ook vast wat dit betekent voor tijd, planning en kosten.
De schoonmaak van uw kinderopvang bespreken met Klepza
Klepza bespreekt met u de locatie, opvangtijden en gewenste werkzaamheden. Op basis van de inventarisatie en bezichtiging worden de opdracht en het voorstel uitgewerkt. Schoonmaak voor opening of na sluiting is afhankelijk van de beschikbare planning bespreekbaar.
Vermeld bij uw aanvraag de plaats, het aantal groepsruimtes, de gewenste schoonmaakdagen en wat u wilt uitbesteden. Heeft u een plattegrond of bestaande takenlijst? Geef dan aan dat deze beschikbaar is, zodat die bij de inventarisatie kan worden betrokken.
Vraag vrijblijvend een schoonmaakvoorstel voor uw kinderopvang aan.
